如何在 Microsoft Word 中创建和使用自动图文集条目

自动(Autotext)文本允许用户将单词、短语和整个段落插入到文档中,而无需一次又一次地键入它们。对于经常打字的用户来说,这是MS Word的一项重要功能。例如,如果您经常在文档中使用您的签名,您可以创建一个文本快捷方式(在MS Word中称为“ (MS Word)Autotext ” )。每当您键入快捷方式(例如“签名”)时,整个签名都会自动输入到您正在处理的文档中。在这篇文章中,我们将了解如何在 Word 中创建和使用自动文本条目(Autotext entries in Word)

如何在 Word 中创建自动图文集

您可以使用两种方法来创建和使用重复出现的单词或短语。一种方法是自动文本(Autotext)方法,另一种是自动更正(AutoCorrect)方法。我将先解释AutoCorrect方法,然后再解释Autotext方法。

创建自动更正(Create AutoCorrect)条目以用作自动图文集(AutoText)

如何在 Word 中创建自动图文集

要创建自动更正(AutoCorrect)条目以将其用作自动图文集(AutoText),请按照下列步骤操作。

  1. 在您的MS Word文档中,选择一些您想要重复使用的文本(最多 255 个字符);
  2. 单击文件(File)
  3. 文件(File)菜单中,单击或点击选项(Options)
  4. 单击窗口左侧窗格中的校对(Proofing)
  5. 在窗口的右窗格中,选择显示“自动更正选项”的选项卡(AutoCorrect Options)
  6. 您将看到两个文本框
  7. 标有“ With”的第二个文本框包含您在文档中选择的短语
  8. 在标有“替换(Replace)”的第一个框中,输入一个文本快捷方式,您可以使用该快捷方式插入“(With)”文本框中可见的文本。
  9. 单击添加(Add),然后单击确定(OK)

您现在有一个用于选择的自动图文集(AutoText)条目。每当您要插入选择时,只需开始键入您用于创建自动更正(AutoCorrect)条目的文本即可。Word将向您显示一个包含整个自动图文集(AutoText)的小气泡框。如果您希望文本出现在光标所在的位置,只需按Enter键。或者,您也可以使用在第 8 步中创建的文本快捷方式。只需(Just)键入文本快捷方式并按空格键即可自动填写保存的短语。

自动更正(AutoCorrect)方法的问题是您不能使用大块文本。有 255 个字符的限制,包括空格。好的一面是Word会向您显示完整的目标文本,以便您可以使用Enter键来填写它。

在这种情况下,您不能使用Enter键创建多行,因此扩展的短语只是一行或几个单词。

确保选中“键入时替换(Replace as you type)”复选框。该选项位于同一对话框中,就在自动更正(AutoCorrect)条目列表的上方。

(Create AutoText)创建用于MS Word的(MS Word)自动图文集条目

与不能超过 255 个字符的自动更正条目不同,(AutoCorrect)自动图文集(AutoText)可以添加大量文本。例如,您可以创建两到三个段落,每天在电子邮件中用作免责声明。使用Word创建自动图文集(AutoText)后,您可以在MS Office应用程序中使用它。

创建自动图文集(AutoText)条目的方法很简单。

  1. 键入要保存为自动图文集的整个文本(AutoText)
  2. 选择您为自动图文集(AutoText)键入的文本
  3. 按 ALT+F3
  4. 您会看到一个对话框,询问您是否要将文本保存为自动图文集(AutoText)条目。
  5. 它的顶部将有一个标有名称(Name)的文本框,您可以在其中输入文本快捷方式。
  6. 将画廊保留为自动图文集(AutoText),将类别保留为常规(General),以便您可以看到所有自动图文集(AutoText)条目
  7. 点击确定

这也可以用作AutoCorrect。您可以开始输入文本快捷方式,当自动图文集(AutoText)出现在气泡中时,按Enter键插入文本。或者,您可以键入文本快捷方式并点击空格键以填写相关的AutoText

使用ALT+F3保存自动图文集(AutoText)时,请确保将其保存到 normal.dot 模板。自动图文集(AutoTexts)存储在 normal.dot 模板中。默认情况下,它在标有 Save in(Save in)的下拉菜单中被选中。

以上解释了如何在Word中创建和使用(Word)自动图文集(AutoText)条目。



About the author

我是一名硬件工程师,专门从事iPhone、iPad等苹果产品的设计和开发。我在 iOS 和边缘设备以及 Git 和 Swift 等软件开发工具方面都有经验。我在这两个领域的技能使我对 Apple 设备操作系统 (OS) 如何与应用程序和数据源进行交互有了深刻的理解。此外,我在 Git 方面的经验使我能够处理代码版本控制系统,这有助于在开发软件时提高效率和生产力。



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