如何在 Outlook 中创建和使用多个自动回复模板

如果您想为不同的电子邮件发件人设置不同的自动回复规则,本文将对您有所帮助。您可以按照本教程在Outlook中设置和使用自定义自动回复模板。为此,您必须使用计算机上的Outlook桌面客户端。

向不同的人发送(Send)不同的回复

在 Outlook 中设置自动回复很简单 。但是,当您希望同时向不同的人发送不同的响应时,问题就开始了。上述指南将让您向所有落入过滤器的人发送相同的信息。但是,如果您想使用自定义自动回复(Automatic Reply)模板,则必须遵循本指南。

如何在Outlook(Outlook)中创建自动回复(Auto Reply)模板

要在Outlook(Outlook)中创建一个自动回复(Automatic Reply)模板,该模板将向不同的人发送不同的回复,请按照以下步骤操作 -

  1. 在您的计算机上打开 Outlook。
  2. 单击新电子邮件(New Email)按钮。
  3. 撰写新电子邮件而不输入收件人的电子邮件地址。
  4. 单击文件 > 另存为。
  5. 保存类型(Save as type)中选择Outlook Template (*.oft)
  6. 输入名称。
  7. 单击保存(Save)按钮。

您必须创建一个要发送的模板。为此,请在您的计算机上打开Outlook应用程序,然后单击左上角可见的“新建电子邮件” 按钮。(New Email )之后,开始撰写您要发送的新电子邮件。您可以写下电子邮件的主题行和正文。现在单击 文件 (File )选项并  在下一页上选择另存为。(Save As)

如何在 Outlook 中创建自动回复模板

它将打开一个弹出窗口。展开 保存类型 (Save as type )下拉列表并选择 Outlook Template (*.oft),输入名称,然后单击 保存 (Save )按钮。

如何在 Outlook 中设置和使用自定义自动回复模板

它将保存模板。现在您可以关闭或放弃“ 新建电子邮件”(New Email) 窗口。

如何在Outlook中使用自定义(Outlook)自动回复(Automatic Reply)模板

要在Outlook中使用自定义(Outlook)自动回复(Automatic Reply)模板,请按照下列步骤操作 -

  1. 在您的计算机上打开 Outlook。
  2. 单击(Click)文件File > Manage Rules警报(Alerts)
  3. 点击新规则(New Rule)
  4. 选择Apply rule on messages | receive并单击下一步(Next)按钮。
  5. 选择电子邮件条件并单击Next
  6. 在操作窗口中选择使用特定模板回复。(reply using a specific template)
  7. 单击特定模板(a specific template)链接并选择您的模板。
  8. 单击下一步(Next)并选择例外。
  9. 单击完成(Finish)按钮。

如果您想了解有关这些步骤的更多信息,请继续阅读。

首先,在您的计算机上打开Outlook,然后转到 File > Manage Rules & Alerts

向不同的人发送不同的回复

它将打开一个弹出窗口。单击(Click)电子邮件规则(Email Rules)选项卡中的 新规则 (New Rule )选项  。

如何在 Outlook 中设置和使用自定义自动回复模板

在下一个窗口中,选择 Apply rule on messages | receive 并单击 下一步 (Next )按钮。

如何在 Outlook 中设置和使用自定义自动回复模板

之后,您必须选择一个条件。假设您想向某些特定的人发送自动回复。如果是这样,请在 来自人员或公共组(from people or public group) 复选框中打勾。

如何在 Outlook 中设置和使用自定义自动回复模板

然后,单击 步骤 2框中的(Step 2)人员或公共组 (people or public group ),  然后选择联系人列表。完成后,单击 下一步 (Next )按钮。在下一个窗口中,您必须 使用特定模板(reply using a specific template) 选项选择回复。 

如何在 Outlook 中设置和使用自定义自动回复模板

接下来,需要选择您之前创建的模板。为此,请选择 特定的模板 (a specific template )链接并相应地选择模板。然后,单击 下一步 (Next )按钮。

现在,您可以根据需要选择一些例外。例如,如果您只想在电子邮件正文中有一堆选定的单词或类似的东西时才向某些特定的人发送自动回复。最后,点击 完成 (Finish )按钮。

之后,您的自动回复(Reply)模板就可以使用了。如果您想删除此模板,请转到同一 管理规则和警报 (Manage Rules & Alerts )窗口,然后删除该规则。

希望能帮助到你。



About the author

我是一名全职软件工程师,在使用 Windows 和 Mac 软件方面拥有超过 10 年的经验。我知道如何在两个平台上设计、测试和部署应用程序。我也有安全和系统管理方面的经验。我的技能和知识可以帮助您构建更好、更高效的计算机系统。



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