如何将电子邮件另存为 PDF 文件

当您以后需要参考它们时,保留电子邮件的个人副本会派上用场。例如,您可能希望为您的下一份工作记录样本、保存您从事的项目或保留您收到的反馈。

您可以使用多种方法来备份您的工作电子邮件(back up your work emails)。其中之一是将其保存为PDF。如果这是一封工作电子邮件,您需要先咨询您的主管或 IT 部门,然后再将您的电子邮件存档,以避免任何法律后果。 

无论您出于何种原因,我们都将通过几个简单的步骤向您展示如何将电子邮件另存为PDF

如何将电子邮件另存为 PDF 文件(How to Save an Email as a PDF File) 

本指南将说明如何在GmailOutlookMac邮件(Mail)应用程序上将电子邮件另存为PDF(PDFs)

展望(视窗)(Outlook (Windows))

您可以使用这些步骤将电子邮件以PDF 格式(PDF)Outlook保存到您的计算机或手机中。

  1. 打开要保存为PDF文件的电子邮件,然后选择文件(File)>打印(Print)。 

  1. 在打印机(Printer)部分 下的下拉菜单中选择Microsoft Print to PDF 。

  1. 接下来,选择打印(Print)。 

  1. 在“将打印输出另存为(Save Print Output As)”框中转到要保存PDF文件的文件夹。

  1. 您可以在文件名字(File Name)段中重命名文件,然后选择保存(Save)以使更改生效。 

Outlook的早期版本(2010 或更早版本)中,您需要将电子邮件保存为HTML文件,然后将其更改为PDF文件。 

  1. 在电子邮件消息窗口中 选择文件(File)>另存为。(Save As)

  1. 转到另存为(Save As)框并找到要保存PDF文件的文件夹。在文件名字(File Name)段中重命名PDF文件,然后在保存类型(Save as Type)下拉菜单 中选择 HTML 。

  1. 选择Save,打开 Word 文档,选择File > Open,然后选择您之前保存 的HTML 文件。(file)

  1. 选择文件(File)>另存为(Save As),选择要保存文件的位置(location),然后在另存为(Save as)类型(Type)下拉菜单 中选择PDF 。

  1. 选择保存(Save)并检查您选择的文件夹中的PDF文件。

注意(Note):如果您使用的是Outlook 2007,您可能很难找到将电子邮件另存为PDF文件的选项。相反,您可以复制电子邮件,将其粘贴到Word文档中,然后将文档另存为PDF文件。该消息没有标题,但您可以手动将其键入Word文档。(Word)

展望 (Mac)(Outlook (Mac))

如果您在 Mac 上使用Outlook(Mac)希望(Outlook)将电子邮件另存为PDF文件,则这些步骤会略有不同。 

  1. Outlook中打开要另存为PDF的电子邮件,然后选择文件(File)>打印(Print)。 

  1. 接下来,在PDF下拉菜单中选择另存为 PDF 。(Save as PDF)

  1. 输入要保存的 PDF 的文件名。(file name)

  1. 选择位置旁边的箭头,然后(Where)转到要保存PDF文件的文件夹。

  1. 接下来,选择保存(Save)

邮件应用 (Mail App )

邮件(Mail)应用程序适用于 macOS 和 iOS 设备用户。您还可以将来自Mail应用程序的电子邮件信息保存为Mac或 iPhone/iPad上的PDF文件。

苹果电脑(Mac)

如果您想将电子邮件另存为PDF以在其他地方使用或存储以供将来参考,请使用以下步骤。

  1. 打开邮件(Mail)应用程序并选择要保存为 PDF 文件的电子邮件对话。(email conversation)

  1. 选择文件(File)>导出为 PDF(Export as PDF)以将电子邮件另存为 PDF 文件。

iOS (iPhone/iPad)

如果您在 iOS 设备上使用邮件(Mail)应用程序,您仍然可以将电子邮件保存为PDF文件。

  1. 打开 iPhone/iPad 上的邮件(Mail)应用程序,选择要保存的电子邮件。
  2. 点击底部箭头(arrow)

  1. 接下来,从菜单中点击打印。(Print)

  1. 将出现打印文档屏幕。现在,您必须通过从中心向外捏来放大电子邮件。

  1. 执行此操作时,将出现一个新屏幕,将电子邮件转换为PDF您现在(All)要做的就是共享PDF。点击屏幕右上角的分享(Share)。 

  1. 接下来,点击共享菜单(Share Menu)中的保存到文件(Save to Files)

  1. 选择一个文件夹并点击保存(Save)。 

或者,您可以使用快捷方式(Shortcuts)应用程序将电子邮件保存为PDF文件。 

  1. 在 iPhone/iPad 上打开快捷方式,然后点击(Shortcuts)制作 PDF(Make PDF)快捷方式旁边的三个点。

  1. 点击屏幕右上角的三个点(three dots),然后将Show in Share Sheet选项切换为On。 

邮箱(Gmail)

如果您使用Gmail作为您的默认电子邮件应用程序,您可以将您的电子邮件信息保存为您的计算机或移动设备上的PDF文件。(PDF)

视窗(Windows)

如果您在Windows 10 PC上使用Gmail,则可以通过几个快速步骤将电子邮件保存为PDF文件。 

  1. 打开电子邮件,然后选择回复(Reply)图标 旁边的更多(三个点)。(More)

  1. 接下来,选择打印(Print)。 

注意(Note):如果要打印整个电子邮件线程,请选择全部打印(Print)。 

  1. 在出现的打印对话框中,选择Microsoft Print to PDF作为打印目的地。 

注意(Note):如果您没有看到打印对话框,请 选择Ctrl + P

  1. 选择打印(Print)。 

苹果电脑(Mac)

Gmail中将电子邮件另存为PDF的步骤与(PDF)Mac上的Windows略有不同。

  1. 打开电子邮件并选择更多(More)(三个点) 

  1. 选择打印(Print)。 

  1. 选择PDF下拉菜单,然后选择Save as PDF。 

  1. 接下来,选择要保存PDF文件的文件(PDF)(folder),然后选择Save

安卓(Android)

如果您有Android设备并使用Gmail应用程序,则可以将电子邮件作为PDF文件保存到您的手机或平板电脑。 

  1. 在Gmail(Gmail)中打开电子邮件对话,然后选择更多(More)(三个点)>打印(Print)

  1. 接下来,点击右上角的下拉箭头(drop-down arrow)

  1. 点击另存为 PDF(Save as PDF)

  1. 接下来,点击PDF或打印图标。

  1. 选择一个位置来保存您的PDF文件。 

iOS

在iOS 版Gmail中,您可以将电子邮件保存或打印为PDF文件。 

  1. 在Gmail(Gmail)中打开电子邮件,然后点击更多(More)(三个点)。

  1. 点击打印(Print)

  1. 接下来,点击AirPrint

  1. 捏合并放大您在“打印机(Printer) 选项(Options)”屏幕中看到的页面缩略图,将您的电子邮件信息转换为PDF

  1. 在 PDF 预览屏幕中点击共享。(Share)

  1. 接下来,点击保存到文件(Save to Files)以在本地保存您的 PDF。

将这些电子邮件作为文件保存以备将来使用(Keep Those Emails as Documents for Future Use)

将您的电子邮件信息保存为PDF文件是一种方便的备份、共享特定信息或使它们易于访问的方式。 

查看有关如何编辑 PDF(edit a PDF)将 PDF 转换为 Word 文件(convert a PDF to a Word file)将 PDF 插入 Word 文档的更多指南。(insert your PDF into a Word document.)

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拥有超过 10 年经验的发烧友工程师和音频产品专家。我专注于从头到尾创造优质的音乐扬声器和耳机。我是解决音频问题以及设计新扬声器和耳机系统的专家。我的经验不仅仅是制造好产品。我也热衷于帮助他人成为最好的自己,无论是通过教育还是社区服务。



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