如何使用 Google 文档:初学者指南

如果您以前从未使用过Google Docs,那么您将错过您可能想要的功能最丰富、最方便的基于云的文字处理器之一。

Google Docs让您可以像在Microsoft Word中一样编辑文档,在线或离线时使用浏览器,以及使用Google Docs移动应用程序在移动设备上编辑文档。

有很多有用的功能需要学习。因此,如果您有兴趣学习如何使用Google 文档(Google Docs),我们将介绍基本技巧以及您可能不知道的一些更高级的功能。

Google 文档登录

当您第一次访问Google 文档页面(Google Docs page)时,如果您尚未登录您的Google帐户,则需要选择一个Google帐户来使用。

如果您没有看到要使用的帐户,请选择使用另一个帐户(Use another account)。如果您还没有Google帐户,请注册一个(sign up for one)。 

登录后,您会在顶部功能区的左侧看到一个空白图标。(Blank)选择此项以开始从头开始创建新文档。

请注意,顶部功能区还包含您可以使用的有用的Google 文档模板(Google Docs templates),因此您不必从头开始。要查看整个模板库,请选择此功能区右上角的模板库。(Template gallery)

这将带您进入可供您使用的整个Google 文档模板库。(Google Docs)这些包括简历、信件、会议记录(meeting notes)、时事通讯、法律文件等。

如果您选择这些模板中的任何一个,它将使用该模板为您打开一个新文档。如果您知道要创建什么但不确定如何开始,这可以节省大量时间。

在 Google Docs 中格式化文本

在Google Docs(Google Docs)中格式化文本与在Microsoft Word中一样简单。与Word不同,顶部的图标功能区不会根据您选择的菜单而改变。

在功能区中,您将看到执行以下所有格式选项的选项:

  • 粗体、斜体、颜色和下划线
  • 字体大小和样式(Font size and style)
  • 标题类型
  • 一个文本高亮工具
  • 插入网址链接
  • 插入评论
  • 插入图像
  • 文本对齐
  • 行间距
  • 列表和列表格式
  • 缩进选项

有一些非常有用的格式选项仅通过浏览功能区并不明显。

如何在 Google Docs 中删除线(How to Strikethrough in Google Docs)

有时您想在文本上画一条线。这可能有多种原因。但是,您会注意到删除线不是功能区中的选项。

要在Google Docs中添加删除线,请突出显示要删除的文本。然后选择“格式(Format)”菜单,选择“文本(Text)”,然后选择“删除线(Strikethrough)” 。

现在您会注意到您突出显示的文本有一条穿过它的线。

如何在 Google Docs 中使用上标和下标(How to Use Superscript and Subscript in Google Docs)

您可能已经注意到,在上面的同一个菜单中,有一个选项可以将文本格式化为上标或下标(superscript or subscript)

使用这两个功能需要一个额外的步骤。例如,如果你想在文档中写一个指数,比如 X 的 2 次方,你需要输入 X2,然后首先突出显示 2,以便格式化它。

现在选择Format菜单,选择Text,然后选择Superscript。 

您会看到现在“2”被格式化为指数(上标)。 

如果您希望 2 在底部格式化(下标),那么您需要从“格式(Format)” > “文本(Text)”菜单中选择“下标”。(Subscript)

它使用起来很简单,但确实需要在菜单中进行一些额外的点击才能实现它。

在 Google Docs 中格式化文档

除了用于缩进或左/右对齐文本块和调整行距的功能区栏选项外,还有一些其他有用的功能可帮助您在Google Docs中格式化文档。

如何更改 Google Docs 中的边距(How to Change Margins in Google Docs)

首先,如果您不喜欢所选模板的边距怎么办?使用Google Docs(Google Docs)更改文档的边距很简单。

要访问页边距设置,请选择文件(File)页面设置(Page setup)。 

页面(Page)设置窗口中,您可以更改文档的以下任何格式选项。

  • (Set)文档设置为纵向(Portrait)横向(Landscape)
  • 为页面分配背景颜色
  • (Adjust)以英寸为单位调整上边距、下边距、左边距或右边距

完成后选择确定(OK),页面格式将立即生效。

在 Google Docs 中设置悬挂缩进(Set a Hanging Indent in Google Docs)

人们在Google Docs中经常遇到的一个段落格式选项是第一行或悬挂缩进。第一(First)行缩进是只有段落的第一行的地方。悬挂缩进是第一行是唯一没有(not)缩进的地方。

这很困难的原因是,如果您选择第一行或整个段落并使用功能区中的缩进图标,它将缩进整个段落。

要在Google Docs(Google Docs)中获得第一行或悬挂缩进:

  1. 选择要悬挂缩进的段落。
  2. 选择格式(Format)菜单,选择对齐和缩进(Align & indent),然后选择缩进选项(Indentation options)
  3. Indentation options 窗口中,将Special indent更改为Hanging

该设置将默认为 0.5 英寸。如果您愿意,可以调整它,然后选择Apply。这会将您的设置应用于所选段落。

下面的例子是一个悬挂缩进。

如何在 Google Docs 中为页面编号(How to Number Pages in Google Docs)

最后一个不容易理解或使用的格式化功能是页码。这是隐藏在菜单系统中的另一个Google 文档功能。(Google Docs)

要为您的Google 文档(Google Docs)页面编号(和格式编号),请选择插入(Insert)菜单,然后选择页码(Page numbers)。这将显示一个小的弹出窗口,其中包含用于格式化页码的简单选项。

这里的四个选项是:

  • 在右上角的所有页面上编号
  • 在右下角的所有页面上编号
  • 从第二页开始在右上角编号
  • 从第二页开始在右下角编号

如果您不喜欢这些选项中的任何一个,请选择更多选项(More options)

下一个窗口将让您准确定位您想要页码的位置。

  • 在页眉或页脚中
  • 是否(Whether)从第一页开始编号
  • 从哪一页开始页码

完成应用页码选择后,选择应用(Apply)

其他有用的 Google 文档功能

如果您刚刚开始,您应该了解其他一些重要的Google 文档功能。(Google Docs)这些将帮助您更多地使用Google 文档(Google Docs)

Google Docs 上的字数统计(Word Count on Google Docs)

好奇(Curious)到目前为止你写了多少字?只需(Just)选择Tools并选择Word count。这将显示总页数、字数、字符数和不带空格的字符数。 

如果您启用键入时显示字数(Display word count while typing),然后选择确定(OK),您将在屏幕左下角看到实时更新的文档总字数。

下载谷歌文档(Download Google Docs)

您可以下载各种格式的文档。选择文件(File)下载(Download)以查看所有格式。 

您可以选择其中任何一个来获取您的文档副本,如Word文档、PDF文档、纯文本、HTML等。

在 Google 文档中查找和替换(Find and Replace in Google Docs)

(Quickly)使用Google Docs 查找(Google Docs Find)替换(Replace)功能快速查找文档中的任何单词或短语并将其替换为新单词或短语。

要在Google Docs中使用(Google Docs)查找(Find)替换(Replace),请选择编辑(Edit)菜单并选择查找和替换(Find and replace)。这将打开查找(Find)替换(Replace)窗口。

您可以通过启用Match case(Match case)使搜索区分大小写。选择“下一步”(Next)按钮以查找下一个出现的搜索词,然后选择“替换(Replace)”以启用替换。 

如果您相信自己不会犯任何错误,则可以选择全部(Replace all)替换为一次性进行所有替换。

Google 文档目录(Google Docs Table of Contents)

如果您创建了一个包含许多页面和部分的大型文档,那么在文档顶部包含一个目录会很有用。

为此,只需将光标放在文档顶部即可。选择插入(Insert)菜单,然后选择目录(Table of contents)。 

您可以从两种格式中进行选择,即标准编号的目录或指向文档中每个标题的一系列链接。

您可能想要查看的Google 文档(Google Docs)中的其他一些功能包括:

  • 跟踪更改(Track Changes):选择文件(File),选择版本历史(Version history),然后选择查看版本历史(See version history)。这将向您显示文档的所有过去修订,包括所有更改。只需选择它们即可恢复过去的版本。
  • Google Docs Offline:在Google Drive 设置中(Google Drive settings),启用Offline,以便您处理的文档将在您的本地计算机上同步。即使您无法访问互联网,您也可以使用它,并且它会在您下次连接到互联网时同步。
  • Google Docs 应用程序(Google Docs App):想在手机上编辑您的 Google Docs 文档(Google Docs documents on your phone)吗?安装适用于 Android(for Android)iOS的(for iOS)Google Docs移动应用程序。



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