如何在 Microsoft Word 中创建和使用自动图文集

(Word)自 1980 年代初微软(Microsoft)首次发布Microsoft Word for MS-DOS以来,(MS-DOS)文字处理器已经取得了长足的进步。它的开创性特点是它被设计为与鼠标一起使用。今天的Microsoft Word版本包含了用户当时甚至无法想象的功能,包括使用 Microsoft Word 的自动图文集(AutoText)功能以更快地创建内容并减少错误。 

如果您经常使用 Word,则可能存在您经常使用的短语、文本块或图形。Word 的自动更正(AutoCorrect)自动图文集(AutoText)功能可帮助您快速插入这些重复条目,从而节省您的时间。示例可能是在信函末尾添加您的签名,或将样板语言插入合同或提案请求等文档中。 

自动更正(Difference Between AutoCorrect)自动图文集(AutoText)的区别

Microsoft Word中,自动更正(AutoCorrect)允许您创建可重复使用的文本片段 — 最多 255 个字符。然后,您不仅可以在Word中使用这些片段,还可以在(Word)OutlookPowerPoint等所有Office应用程序中使用这些片段。

(AutoText)另一方面,自动图文集更加健壮。它用于控制更大的文本块。您创建的自动图文集(AutoText)条目与您的Word模板一起保存,并且在您使用的其他Office应用程序中(Office)不可(not)用。自动更正(AutoCorrect)自动图文集在(AutoText)Microsoft Word的桌面和在线版本中都可用。

如何创建和使用自动更正

要配置和使用自动更正(AutoCorrect)条目,请打开包含要转换为可重复使用片段的文本的文档。在下面的示例中,我们将自动更正配置为在键入(AutoCorrect)-123时插入一小段文本。

  1. 通过键入一系列短字符,最多可选择 255 个要重复使用的文本字符。

  1. 转到文件(File )>选项(Options )>校对(Proofing ),然后选择自动更正选项(AutoCorrect Options)按钮。

  1. 确保选中“键入时替换文本”(Replace text as you type)复选框。

  1. 接下来,在“替换(Replace)”部分中,键入要替换为在步骤 1(Step 1)中选择的文本块的字符。在这种情况下,我们使用字符-123您在步骤 1(Step 1)中选择的文本将出现在With下。

  1. 最后,选择Add,然后选择OK,然后再次选择OK。 

使用自动更正条目

现在,要使用按照上述步骤创建的自动更正(AutoCorrect)条目,只需在Word文档中键入(Word)-123,这些字符将替换为您在步骤 1(Step 1)中选择的文本块。 

如何创建和使用自动图文集

如果要自动插入长度超过 255 个字符或包含图像的文本块,请使用 AutoText 而不是AutoCorrect

创建新的自动图文集条目

再次(Again),首先打开一个文档,其中包含您想要制作成可重复使用的片段的文本。

  1. 选择要转换为自动图文集条目的文本块,包括图像。

  1. Alt + F3。这将启动一个Create New Building Block对话框,您将在其中有几个选项。
  2. 填写(Fill)信息,确保包含唯一的名称和描述。 

  1. 选择确定(OK)。 

使用Microsoft Word 自动图文集条目(Microsoft Word AutoText Entry) 

现在,要使用您刚刚创建的自动图文集(AutoText)条目,请按照下列步骤操作。

  1. 选择工具栏上的插入选项卡。(Insert)
  2. 选择Quick Parts,然后选择AutoText
  3. 选择您想要的自动图文集(AutoText)条目,它将被插入到您的Word文档中。

通过自动更正使用自动文本条目(AutoCorrect)

或者,您可以通过键入条目的名称来插入您创建的自动图文集(AutoText)条目。此方法本质上是使用自动更正(AutoCorrect)功能。例如,使用上面的自动图文集(AutoText)条目,您可以开始键入“利用(Leverage)敏捷框架”,您会看到一个工具提示出现,上面写着“(按 ENTER(Press ENTER)插入)”。

当您按下Enter时,完整的自动图文集(AutoText)块将被插入到您的文档中。

如果您没有看到“(按 ENTER(Press ENTER)插入)”工具提示,则需要启用Show AutoComplete Suggestions。您可以通过转到File > Options > Advanced并选中(Advanced )Show AutoComplete Suggestions旁边的框来做到这一点。

快速访问工具栏添加自动图文集条目(Quick Access Toolbar)

如果您想减少插入Microsoft Word AutoText必须执行的操作数量,您可以将条目添加到快速访问(Quick Access)工具栏。 

  1. 选择快速访问工具栏(Quick Access toolbar)下拉箭头并选择更多命令(More Commands)

  1. (Choose commands from )下拉框中选择命令中,选择所有命令(All Commands)。 

  1. 在左侧列表中找到自动图文集,然后选择(AutoText)添加(Add )按钮将其添加到右侧列表中。

  1. 选择确定(OK)
  2. 现在您将看到一个自动图文集(AutoText)按钮已添加到快速访问工具栏(Quick Access Toolbar)。 

  1. 要插入自动图文集(AutoText)条目,请选择自动图文集(AutoText)按钮,然后选择要插入到文档中的自动图文集条目。(AutoText)

通过(Via)快捷方式(Shortcut)使用自动图文集条目

插入自动图文集(AutoText)条目的另一种方法是创建键盘快捷键。

  1. 右键单击(Right-click)工具栏功能区上的任意位置,然后选择自定义功能区...(Customize the Ribbon…)

  1. 选择对话框底部的自定义按钮。(Customize )
  2. 在左侧的类别列表中,选择(Categories)Building Blocks
  3. 在右侧的Building Blocks列表中,选择要为其创建键盘快捷键的 Building Block。
  4. 将光标放在按新快捷键(Press new shortcut key)字段中,然后键入要使用的键盘快捷键。在下面的示例中,我们使用Alt + Ctrl + Shift + L作为键盘快捷键。 

  1. 选择分配(Assign)按钮。
  2. 选择关闭(Close ),然后选择确定(OK)。 
  3.  现在,当您返回Word文档时,您可以使用刚刚创建的键盘快捷键插入自动图文集(AutoText)条目。

(Be Smarter)用你学到的技巧变得(Tricks)(Faster)聪明更快

即使你不是一个真正注重细节的人,上面的提示也会让你看起来像!如果您利用这些功能,您将在撰写Word文档时节省时间并减少错误。如果您愿意,可以更进一步,在 Word中为您重复执行的任何一系列操作创建一些宏。(create some macros in Word)



About the author

我是一名 Windows 10 技术人员,多年来一直在帮助个人和企业利用新操作系统。我对 Microsoft Office 有丰富的知识,包括如何为不同的用户自定义外观和个性化应用程序。此外,我知道如何使用 Explorer 应用程序来探索和查找计算机上的文件和文件夹。



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